Рано или поздно, в жизни любого любопытного пользователя компьютера наступает момент, когда возникает потребность запаковать данные в табличный вид. Кто-то, кому достаточно делать в форме таблицы лишь простой график работы, например, не задумывается над какими-либо усложнениями и создает таблицу в программе Word. Лично я, подхожу к вопросу практически безальтернативно. Мой выбор - это Excel. Только в случае, когда необходимо подготовить текстовый документ, а внутри него располагается таблица, я использую текстовый редактор.

Основные этапы добавления информации в табличный редактор мы будем выполнять по шагам.

1. Формулирование задачи.

Для начала важно ответить себе на вопросы:

• Какую функцию должна нести информация в таблице для конечного пользователя?
• Каковы источники данных для формирования таблицы?
• Как часто вы планируете обновлять данные в таблице?

Если сможете определить для себя данные параметры, то, вероятнее всего, сможете избежать типичных ошибок при создании таблиц Excel. 

Пример:

Я - очень начинающий предприниматель и планирую заниматься перепродажей товара из Китая. Например, данным товаром выступят внешние запоминающие устройства (флеш-накопители). Ассортимент небольшой, но я понимаю необходимость создания каталога товаров, чтобы начать хоть какой-то учет. Вспоминая свои же советы на пару абзацев выше, проанализируем.

Какую функцию должна нести информация в таблице для конечного пользователя?

Данная таблица нужна мне, чтобы видеть, какие товары у меня есть, их основные параметры и сколько они стоят (рассуждаю от лица человека, который плохо знаком с функционалом программы Excel).

Каковы источники данных для формирования таблицы?

Источником данных является сайт зарубежного интернет магазина, где и размещены интересующие меня товары для продажи.

Как часто вы планируете обновлять данные в таблице?

Обновлять данные планирую по мере необходимости. 

2. Определение основных параметров/признаков для наших табличных данных.

Определение основных параметров/признаков поможет сделать акцент на интересующих вас данных и не упустить что-то важное. Выберите наиболее типовой объект своих данных, ознакомьтесь с ним, выявите как можно больше его параметров, выпишите их и проделайте то же самое с двумя другими. 

ВАЖНО: Не бойтесь выделять много параметров. Чем больше параметров и признаков, тем легче будет производить аналитику. Учитесь думать глобально и немного наперёд. 

Пример:

Категория моих товаров - запоминающие устройства. Основной упор делаю на товаре "Флеш-накопитель USB". Основными параметрами данного товара можно назвать: производитель, модель, объем накопителя, интерфейс, материал корпуса, скорость чтения и цена. Конечно, таких параметров может быть и в разы больше, но пока остановимся именно на них. 

Создаю новый файл Excel (статья о том, как создать новый файл) и прописываю в любой удобной строке соответствующие наименования:

Для того, чтобы визуально отделять название столбцов от будущих размещенных ниже товаров, я сделаю небольшое форматирование: сделаю шрифт жирным, а заливку фона ячеек зеленым.

Теперь, когда основные параметры для заполнения каталога готовы, можно приступать к следующему шагу.

3. Ввод пробных данных и проверка на соответствие ожиданию.

Для того, чтобы понять в нужную ли сторону мы движемся, нужно внести небольшое количество данных в каталог и произвести визуальную оценку содержимого. 

ВАЖНО: Если ваша таблица ориентирована на накопительный метод хранения данных (т.е. периодически планируется дополнять данные в таблице), то от использования функции объединения ячеек в области накопления данных я советую воздержаться. Совсем.

Пример:

В свой каталог я добавил несколько товаров и вот что из этого вышло:

Результат меня порадовал, ведь я сделал первый шаг на пути создания каталога своих товаров.

Подводя итог данной статьи, хочу обратить внимание на тот факт, что Excel - это гибкая программа, имеющая очень широкие возможности. Приведенный здесь пример по каталогу товаров - это одна лишь из миллионов возможных вариаций. Главное на пути развития в Excel - это познакомиться с возможностями программы, её функциями и обращать большое внимание на типовые ошибки, которые допускают как новые пользователи, так и уже достаточно опытные. 

Всем добра!